Pengenalan & Konsep Dasar Sibalas
Pahami bagaimana Sibalas bekerja membantu bisnis Anda tanpa repot membuka laptop.
Apa itu Sibalas?
Sibalas adalah asisten customer service (CS) otomatis yang bekerja 24 jam nonstop di WhatsApp bisnis Anda. Tugas utamanya adalah membalas chat pertanyaan calon pelanggan dalam hitungan 2 detik, menjelaskan spesifikasi produk atau jasa persis seperti isi brosur Anda, dan mencatat nomor prospek yang serius langsung ke format Excel.
Anda tidak perlu membuka aplikasi baru, tidak perlu login ke dasbor web yang rumit, dan tidak perlu mengingat username atau kata sandi. Seluruh pengaturan — mulai dari menyambungkan nomor, kirim berkas brosur, mengecek sisa kuota, hingga meminta file Excel — semuanya dilakukan lewat obrolan WhatsApp biasa ke nomor Master Sibalas.
Mengenal Konsep "2 Nomor" di Sibalas
Agar tidak bingung saat menggunakan layanan, cukup pahami dua peran nomor berikut:
WhatsApp Master Sibalas
Fungsi: Remote Kendali Bisnis Anda
- Nomor resmi pusat kendali dari tim Sibalas.
- Tempat Anda mengirimkan file brosur, mengubah gaya bicara, membagi tugas ke tim sales, dan meminta rekap file Excel.
- Pelanggan Anda tidak pernah melihat nomor ini.
Nomor WhatsApp Jualan Anda
Fungsi: Melayani Pembeli 24 Jam Nonstop
- Nomor WhatsApp yang selama ini Anda gunakan untuk berjualan.
- Pelanggan tetap mengirim chat ke nomor ini seperti biasa.
- Sibalas akan menempel di nomor ini sebagai asisten pintar yang membalas chat pelanggan secara instan.
Cara Mengontrol Sibalas: Menu Polling Interaktif
Ketika Anda mengirim chat ke WhatsApp Master Sibalas (misalnya mengirim kata Halo atau Menu), Sibalas akan membalas dengan kotak pilihan menu interaktif (WhatsApp Poll).
Anda tidak perlu mengetik kalimat panjang. Cukup ketuk lingkaran pilihan menu yang Anda inginkan (misal: Kelola Nomor CS atau Ringkasan & Laporan Bisnis), dan sistem seketika memproses permintaan Anda dalam tempo kurang dari 1 detik.
Sibalas tidak menerapkan sistem potong otomatis bulanan kartu kredit yang menjebak. Sistemnya persis seperti mengisi pulsa ponsel biasa: Anda membeli kuota pesan mulai Rp 20.000 via QRIS kapan pun Anda butuh. Saldo Anda hanya terpotong saat asisten membalas pertanyaan pembeli yang masuk ke nomor jualan Anda.
Cara Menyambungkan Nomor WhatsApp Jualan
Hubungkan nomor bisnis Anda dalam 15 detik menggunakan kode 8 digit tanpa repot scan barcode kamera.
Bisa untuk WhatsApp Biasa & WhatsApp Business
Anda bebas menggunakan nomor WhatsApp biasa (pribadi) maupun WhatsApp Business. Pelanggan lama Anda tidak akan merasa aneh karena nomor yang Anda pakai tetap nomor yang sama, tanpa perlu membeli kartu perdana baru.
Langkah Penautan Menggunakan Kode 8 Digit (Pairing Code)
Lupakan cara lama yang mewajibkan Anda menyiapkan dua HP untuk saling scan kamera. Di Sibalas, penautan dilakukan langsung dari satu layar ponsel:
Buka WhatsApp Master Sibalas & Pilih Menu
Kirim pesan sapaan ke WhatsApp Master Sibalas. Pada menu pilihan yang muncul, ketuk opsi 1. Hubungkan Nomor Customer Service (atau Tambah Nomor CS Baru jika Anda sudah memiliki nomor lain).
Ketik Nomor HP yang Dipakai Jualan
Ketik nomor WhatsApp yang biasa Anda gunakan untuk jualan, contohnya: 081234567890 atau 6281234567890.
Dapatkan Kode 8 Digit dari Sibalas
Dalam hitungan detik, Master Sibalas akan mengirimkan kode kombinasi 8 digit, misalnya: ABCD-1234. Salin atau catat kode tersebut.
Buka Menu Perangkat Tertaut di WhatsApp Jualan
Buka aplikasi WhatsApp yang nomornya sedang Anda sambungkan:
- Di HP Android: Ketuk tombol Titik Tiga di pojok kanan atas → pilih Perangkat Tertaut (Linked Devices).
- Di iPhone: Ketuk menu Pengaturan (Settings) di pojok kanan bawah → pilih Perangkat Tertaut (Linked Devices).
Pilih "Tautkan dengan nomor telepon saja"
Ketuk tombol hijau Tautkan Perangkat. Saat layar kamera WhatsApp menyala, perhatikan tulisan kecil di bagian bawah layar: Tautkan dengan nomor telepon saja (Link with phone number instead). Ketuk tulisan tersebut.
Masukkan 8 Digit Kode & Selesai!
Ketikkan 8 digit kode yang tadi Anda dapatkan dari Sibalas. Dalam 5-10 detik, WhatsApp akan memvalidasi kode tersebut dan perangkat berhasil terhubung! Asisten pintar Anda resmi aktif siaga.
Kode pairing dari WhatsApp memiliki masa berlaku selama 60 detik demi alasan keamanan resmi Meta. Jika Anda terlambat memasukkan kode, cukup minta kode baru dari menu Master Sibalas.
Dukungan Banyak Nomor WhatsApp (Multi-Cabang)
Punya nomor WhatsApp khusus untuk cabang kota lain, divisi sewa, dan divisi grosir? Anda dapat menautkan lebih dari satu nomor WhatsApp jualan dalam satu akun Master Sibalas (fitur 1:N). Masing-masing nomor bisa membaca brosur yang berbeda sesuai kebutuhan usaha Anda.
Mengunggah & Memperbarui Brosur Pengetahuan
Kirim file penawaran lewat chat WhatsApp agar asisten otomatis hafal seluruh aturan harga bisnis Anda.
Format File yang Didukung
Asisten Sibalas dapat membaca dan menghafal berbagai macam format berkas yang biasa Anda kirimkan ke calon pembeli:
Brosur & Katalog Digital
Brosur hasil desain dari Canva, rincian paket wedding, spesifikasi rental mobil, daftar menu katering.
Tabel Harga & Stok Excel
Tabel harga grosir bertingkat, daftar tipe kamar kost, atau rincian tarif sewa harian/bulanan.
Dokumen Penawaran Word
Proposal penawaran resmi, silabus kursus belajar, serta syarat & ketentuan jaminan sewa.
Catatan Teks Biasa
Pesan catatan ringkas berisi daftar pertanyaan umum (FAQ), nomor rekening bank, dan rute alamat.
Langkah Mengunggah Berkas Pengetahuan
Buka Menu Kelola Nomor CS
Di ruang chat WhatsApp Master Sibalas, pilih menu 1. Kelola Nomor CS, lalu pilih nomor WhatsApp bisnis yang ingin Anda isi materinya.
Pilih Opsi "Upload Dokumen Pengetahuan"
Ketuk menu nomor 3. Upload Dokumen Pengetahuan. Asisten akan merespons: "Silakan kirimkan file dokumen penawaran (PDF/Word/Excel) Anda sekarang."
Kirimkan File Brosur Langsung ke Chat
Tekan tombol lampiran (ikon klip kertas / plus) di WhatsApp, pilih berkas dokumen dari galeri atau file manajer ponsel Anda, lalu kirim.
Konfirmasi Hafal Berhasil Muncul
Dalam waktu 3 hingga 8 detik, Master Sibalas akan membalas: "✅ Berkas Brosur_Rental_2026.pdf berhasil dipelajari! Asisten kini memahami seluruh rincian harga dan syarat sewa."
Sibalas bekerja dengan prinsip kepatuhan dokumen yang ketat. Asisten hanya menjawab apa yang tertulis di dalam file yang Anda berikan. Jika calon pembeli menanyakan diskon yang tidak ada di brosur, asisten tidak akan sok tahu dan langsung menawarkan bantuan tim manusia.
Cara Mengganti Harga Jika Ada Paket Baru
Jika harga barang Anda naik, ada armada baru, atau ada penyesuaian syarat layanan, Anda tidak perlu pusing menyetel ulang sistem:
- Buka menu Kelola Nomor CS → pilih Lihat Dokumen Ter-upload untuk menghapus brosur versi lama (opsional).
- Pilih Upload Dokumen Pengetahuan dan kirimkan file brosur terbaru Anda.
- Selesai! Dalam hitungan detik, asisten seketika menggunakan acuan harga yang baru untuk melayani chat pelanggan berikutnya.
Mengatur Gaya Bicara & Nama Admin
Buat asisten otomatis Anda berbicara ramah, hangat, dan natural persis seperti staf terbaik Anda.
Personalisasi Admin CS Anda
Pelanggan di Indonesia menyukai obrolan yang santun, bersahabat, dan jelas. Di menu Pengaturan Persona & Respon, Anda bisa menyetel kepribadian asisten sesuai citra merek bisnis Anda:
Simulasi Pengetikan Natural (Sedang Mengetik...)
Sibalas tidak membalas chat seperti mesin kaku yang muncul dalam 0.001 detik tanpa jeda. Sistem secara cerdas menyalakan status "sedang mengetik..." selama 1 hingga 2 detik sebelum mengirimkan teks. Calon pembeli merasa dihargai karena serasa sedang mengobrol dengan staf manusia yang sigap.
Seringkali pembeli mengirim pesan sepotong-potong dalam beberapa bubble chat berurutan:
"Halo kak" → "Innova buat sabtu masih ada?" → "Kena berapa ya?"
Sibalas menunggu jeda 2,5 detik untuk menyatukan potongan kalimat tersebut sebelum membalas tuntas. Anda menghemat kuota pesan dan pembeli mendapat satu balasan lengkap yang nyaman dibaca.
Oper Otomatis ke Tim Sales (Human Handoff)
Kapan asisten tahu diri dan mundur? Pelajari cara pembagian beban kerja ke banyak nomor staf manusia.
Kapan Asisten Otomatis Berhenti Membalas?
Asisten Sibalas dirancang bukan untuk merebut pekerjaan manusia, melainkan mengurus obrolan repetitif awal (tanya harga, tanya rute, tanya syarat sewa). Begitu calon pembeli sudah masuk ke tahap serius, asisten seketika berhenti membalas dan menyerahkan obrolan ke tim sales Anda:
Calon Pembeli Siap Transfer DP
Saat pembeli mengatakan "Minta nomor rekening ya" atau "Saya transfer uang mukanya sekarang", asisten memberikan nomor rekening resmi dan mengunci data booking tersebut.
Tawar-Menawar Harga Khusus
Jika pembeli meminta diskon borongan atau negosiasi di luar tabel harga resmi, asisten mundur agar tim sales bisa bernegosiasi secara personal.
Permintaan Janji Temu / Survei
Untuk bisnis wedding, properti, atau kursus, calon pembeli yang ingin cek lokasi fisik langsung dioper ke kontak staf sales piket.
Komplain atau Kendala Layanan
Keluhan pelanggan tidak akan dijawab oleh template otomatis, melainkan langsung diteruskan ke nomor pengelola bisnis Anda.
Fitur Pembagian Beban Kerja (Round-Robin 1:N)
Punya 2, 3, atau 5 staf sales yang berjualan di bisnis Anda? Sibalas memiliki teknologi pembagian giliran kerja (Round-Robin) otomatis:
Setiap staf sales mendapat jatah calon pembeli baru secara adil dan merata. Tidak ada lagi drama tim sales berebut kontak pembeli di kantor!
Cara Mengatur Nomor Staf Sales
- Buka chat Master Sibalas → pilih Kelola Nomor CS.
- Pilih menu 2. Tim Eskalasi Real CS (Human Handoff).
- Pilih 1. Tambah Nomor Staf Baru, lalu ketik nomor WhatsApp staf sales Anda (contoh:
0813xxxxxxxx). - Ulangi langkah di atas untuk menambahkan staf kedua dan ketiga. Anda bisa menambah atau menghapus anggota tim kapan pun Anda mau.
Manajemen Prospek & Unduh Laporan Excel
Amankan aset database nomor pembeli. Pantau prospek panas dan unduh berkas spreadsheet langsung ke HP.
Otomatis Menandai Status Calon Pembeli
Setiap chat yang masuk tidak dibiarkan menjadi tumpukan obrolan mati. Sistem otomatis mengelompokkan calon pembeli ke dalam 4 label status praktis:
Calon pembeli yang sudah minta rekening, mau booking unit, atau siap transfer. Wajib diprioritaskan oleh tim sales!
Calon pembeli yang sedang membandingkan harga atau menanyakan fasilitas tertentu. Cocok untuk di-follow up esok hari.
Transaksi yang sudah selesai membayar dan pembeli berhasil closing dengan sukses.
Nomor baru yang baru pertama kali mengirim salam dan melihat-lihat penawaran Anda.
Melihat 15 Prospek Terakhir Lewat WhatsApp
Anda bisa memantau prospek langsung dari layar chat tanpa perlu mengunduh file apa pun. Cukup pilih menu Kelola Pelanggan (CRM) → pilih Lihat Prospek Butuh Tindak Lanjut (HOT) atau Lihat 15 Prospek Terakhir.
Sibalas akan menampilkan daftar nama, nomor kontak WhatsApp, kebutuhan barang yang ditanyakan, serta tanggal obrolan terakhir.
Cara Mengunduh Rekap Format Excel (.xlsx)
Pilih Menu Laporan di Master Sibalas
Kirim kata Laporan atau pilih menu 4. Ringkasan & Laporan Bisnis pada pilihan menu WhatsApp Master.
Terima Ringkasan Angka & Tautan Aman
Sibalas akan mengirimkan rekap total chat masuk, jumlah prospek HOT, dan sebuah tautan berkeamanan tinggi yang aktif selama 15 menit (misal: https://sibalas.com/r/view?token=...).
Buka Tautan & Unduh File Excel
Ketuk tautan tersebut di layar HP Anda. Tabel daftar prospek akan terbuka rapi dan siap Anda unduh dalam format dokumen Excel Spreadsheet (.xlsx).
Banyak pemilik bisnis kehilangan deals hanya karena lupa menghubungi kembali pembeli yang kemarin batal transfer. Gunakan tabel Excel dari Sibalas untuk menyapa kembali pelanggan di akhir pekan. Satu pesan penawaran follow-up bisa menyelamatkan potensi omzet jutaan rupiah!
Top-Up Kuota Pesan via QRIS Dinamis
Isi pulsa pesan kapan saja mulai Rp 20.000. Tanpa kartu kredit, aktif instan dalam hitungan detik.
Daftar Paket Kuota Top-Up Sibalas
Pilih paket kuota yang paling sesuai dengan volume pesan masuk bisnis Anda:
Paket Hemat
- 500 Kuota Balasan Chat Instan
- Masa Aktif 30 Hari
- Bisa Upload 3 File Dokumen
- Rekap Database Prospek Excel
Paket Juragan
- 2.000 Kuota Balasan Chat Instan
- Masa Aktif 60 Hari
- Bisa Upload Hingga 10 Dokumen
- Fitur Eskalasi Round-Robin Tim Sales
- Rekap Database Prospek Excel Lengkap
Paket Enterprise
- 10.000 Kuota Balasan Chat Instan
- Masa Aktif 90 Hari
- Bebas Upload File Tanpa Batas
- Dukungan Multi-Nomor & Multi-Cabang
- Prioritas Dukungan Teknis Khusus
Cara Pembayaran Instan via QRIS
Pilih Menu Top-Up di WhatsApp Master
Ketuk menu 5. Top-Up Kuota Pesan pada ruang obrolan Master Sibalas, lalu pilih salah satu paket kuota yang Anda kehendaki.
Terima Gambar Barcode QRIS
Sistem seketika mengirimkan gambar barcode QRIS resmi berstandar Bank Indonesia (EMVCo) langsung ke chat Anda.
Scan & Bayar dari M-Banking / E-Wallet
Simpan atau screenshot gambar QRIS tersebut, lalu buka aplikasi mobile banking (BCA Mobile, Livin Mandiri, BRImo, BNI) atau dompet digital (GoPay, OVO, DANA, ShopeePay). Pilih menu QRIS dan upload gambar screenshot tadi.
Saldo Kuota Otomatis Masuk
Tidak perlu kirim bukti transfer atau konfirmasi manual! Dalam 2-3 detik setelah transaksi sukses di bank, Sibalas otomatis mendeteksi pembayaran dan mengirimkan ucapan selamat serta kuota baru Anda langsung aktif.
Kuota hanya terpotong 1 poin saat asisten membalas pertanyaan pembeli yang masuk ke nomor jualan Anda.
- Chat antara Anda dengan Master Sibalas: GRATIS (0 Kuota).
- Calon pembeli yang hanya mengirim stiker spam: Tidak terpotong.
- Jika terjadi kendala jaringan saat membalas: Kuota otomatis dikembalikan (rollback).
Tanya Jawab & Penanganan Kendala Umum
Solusi cepat untuk pertanyaan teknis seputar nomor terputus, masa tenggang, dan aturan keamanan.
Apa yang terjadi jika kuota pesan saya habis?
Jika kuota pesan Anda habis atau masa aktifnya terlewati, sistem tidak akan menghapus data Anda. Nomor WhatsApp Anda akan masuk ke status Masa Jeda (Hibernasi) selama 14 hari.
Selama masa hibernasi, asisten otomatis akan hening dan Anda bisa membalas chat secara manual dari HP Anda. Begitu Anda melakukan top-up kembali minimal Rp 20.000, nomor Anda langsung otomatis tersambung kembali dalam 2 detik tanpa perlu scan atau pairing ulang!
Kenapa WhatsApp memutus tautan setelah 14 hari tidak aktif?
Ini adalah aturan keamanan resmi dari WhatsApp pusat (Meta). Meta secara otomatis memutuskan perangkat tertaut jika nomor WhatsApp tersebut tidak pernah online dalam kurun 14 hari berturut-turut.
Jika ini terjadi, Anda tidak perlu cemas. Cukup buka WhatsApp Master Sibalas, pilih menu Hubungkan Nomor, dan masukkan kode pairing 8 digit yang baru dalam waktu 15 detik. Semua data brosur dan rekap prospek Anda tetap aman tersimpan.
Apakah nomor jualan yang sudah bertahun-tahun dipakai tetap aman?
100% sangat aman. Sibalas menggunakan protokol penautan resmi WhatsApp Multi-Device (sama persis seperti saat Anda membuka WhatsApp Web di laptop kantor). Sibalas tidak pernah mengubah kontak Anda, tidak menghapus riwayat pesan Anda, dan tidak mengirimkan pesan spam broadcast ke orang yang tidak dikenal.
Apakah asisten otomatis akan membalas di grup WhatsApp?
Tidak. Sibalas secara khusus dirancang hanya membalas pesan masuk pribadi (Private Chat) dari calon pelanggan. Obrolan di grup keluarga, grup alumni, atau grup komunitas bisnis Anda tidak akan pernah diganggu atau dibalas oleh asisten otomatis.
Apakah saya tetap bisa membalas chat secara manual dari HP saya?
Tentu saja bisa! Kapan pun Anda membuka WhatsApp di HP Anda, Anda bebas mengetik dan membalas obrolan pelanggan secara manual seperti biasa. Kehadiran Sibalas adalah sebagai asisten pendamping yang siaga saat Anda sedang sibuk, sedang di jalan, atau sedang tidur di malam hari.
Bagaimana jika saya ingin memutuskan koneksi nomor secara permanen?
Anda memiliki kendali 100% atas nomor Anda:
- Cara 1 (Dari Master Sibalas): Pilih menu Kelola Nomor CS → pilih Putuskan Koneksi CS atau Hapus CS.
- Cara 2 (Dari HP Anda Langsung): Buka WhatsApp → Perangkat Tertaut → ketuk perangkat yang aktif → ketuk Keluar (Log out).